Lieve Almanakkers, Annuariërs en JaBoCo’s… Het hoogtij van het boeken maken is weer begonnen en er gaat uiteraard niets boven het werken aan het hoogtepunt van het jaar! Het afleveren van een tastbaar stukje verenigingshistorie!
Het zal jullie echter niet ontgaan zijn dat er sinds deze zomer een nieuwe wet is, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een wet die het beheer van gegevens flink strak heeft getrokken en tevens een wet die voor een enorme uitdaging voor jullie creatievelingen zorgt! Je wil immers niet dat je meesterwerk verminkt en afgehakt eindigt omdat de Almanak/Annuarium/Jaarboek ook naar bepaalde externen gaat en die ledenlijst er dan niet in mag staan. (Externen zoals de Universiteit, uitzonderlijke externe betrekkingen zoals Corpsleveranciers, buitenleden of zoals ik)
Ik heb twee tips voor jullie die de Almanak/Annuarium/Jaarboek zowel AVG-Proof als Milieuverstandig kan maken. Én het helpt verminking van je meesterwerk voorkomen dus doe er vooral je voordeel mee!
Tip 1! Is jouw vereniging in het bezit van een functionele ledenapp of een superhandige ledenpagina op de website? Dan hoef je maar 1 pagina met een QR-code te laten printen! (scheelt je +/- 5 tot 50 pagina’s. Wat je niet laat drukken hoef je ook niet te betalen en dat scheelt ook weer bomen dus milieubewust!) Wanneer je de QR code op je telefoon scant kom je uit bij een loginscherm. Externen kunnen dan niet bij de ledenlijst terwijl de leden de informatie zo bij de hand hebben! Win win!
Tip 2! Jouw vereniging heeft (nog) geen functionele ledenapp… In dat geval kun je een deel van de oplage laten drukken zonder de ledenlijst. Je creëert dan een soort van ‘externe editie’ met al het mooie van jouw boekwerk maar zonder die gewraakte ledenlijst! Dit is vaak nog goedkoper ook (Wat je niet drukt betaal je niet!) en daarnaast scheelt het opnieuw het moeten verminken van je boek (Want ja, het is ook heel erg zonde om die bladen door de shredder te moeten gooien en van je meesterwerk een Quasi Modo te moeten maken omdat het snijwerk de rug van je boek aantast…) en spaart dus ook de nodige bomen!
Ik hoop dat jullie iets aan deze tips zullen hebben en dat alle goede externe betrokkenen bij de vereniging nog lang van de mooiste boeken mogen genieten!
